Statistik BVV (Bayerischer Volkshochschul-Verband)
Erstellt am: 18.3.2024 | Letzte Aktualisierung: 28.3.2025
Daten die in die Auswertungen einfließen sind nur die Daten aus den Auswertungssets und den Rohwerten. Diese müssen nicht mit den Daten der Veranstaltung übereinstimmen. In der Auswertung werden die Verbandsvorgaben berücksichtigen, in den Daten aus den Veranstaltungen ggf. nicht.
Weiterhin empfehlen wir Ihnen unbedingt nur unsere Musterreports für die Bearbeitung zu verwenden, da wir nur bei diesen gewährleisten können, dass die aktuellen Vorgaben der Verbandsstatitiken berücksichtig werden. Diese werden Ihnen in der Anleitung genau benannt.
1 Veranstaltungen überprüfen / vorbereiten
1.1 In der Veranstaltung
In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Eigenschaften relevant für die Statistik:
- Alle Eigenschaften in der Gruppe „Statistik“ (z. B. Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart)
- „Szenario“ in der Gruppe „Methodik und Didaktik“
- Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
- Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Die Eigenschaft „automatisch berechnen“ schaltet dadurch automatisch auf „nein“ um.
Sonderfall „anrechenbar“:
Beim BVV ergibt sich die Anrechenbarkeit aus dem Regelwerk für Veranstaltungen. Sie wird im Auswertungsset automatisch auf „ja“ gesetzt, wenn eine Teilnehmerzahl von 3 oder mehr erreicht ist.
In den Auswertungssets kann später die automatisch gesetzte Anrechenbarkeit manuell überschrieben werden.
1.3 Report „Statistikangaben der Veranstaltung“ in der Objektart „Veranstaltung“
Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.
- Über die Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr, oder der Zeitraum, für den eine Statistik erstellt werden soll, eingeschränkt (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
- Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ oder "leer" verwendet werden. So ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
- Die Statistik relevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar. Es ist nicht nötig, die einzelnen Veranstaltungen zu öffnen.
- Die Angabe eines Szenarios ist für jede Veranstaltung verpflichtend für die BVV-Statistik.
- Die Eigenschaften "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die DVV Statistik. Als Hilfestellung kann der „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die DVV Statistik mit wenigen Klicks erledigt.
- In 2018 wurden die Veranstaltungsarten des DVV überarbeitet. Steht hinter dem Namen einer Veranstaltungsart noch „bis 2017“, muss sie durch die passende, aktuelle Veranstaltungsart ausgetauscht werden.
- Die Eigenschaften „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.
1.4 Report „Pflege Geburtsangabe (Statistik BVV)“ in der Objektart „Anmeldung“
Mit diesem Report können die Geburtsdaten der Teilnehmer überprüft und ggf. eingetragen werden. Die Spalte „Geburtsdatum“ ist im Report bearbeitbar.
Das Geburtsdatum wird verwendet um das Alter eines Teilnehmers zum Zeitpunkt der Anmeldung zu berechnen. Daraus ergibt sich die Einordnung in Altergruppen der BVV-Statistik.
Für Veranstaltungen im Bereich „Familienbildung“ (Veranstaltungsart 38) muss das Geburtsdatum aller Teilnehmer erfasst werden.
Ist in Veranstaltungen, die nicht zur „Familienbildung“ gehören, kein Geburtsdatum in den Teilnehmerkontakten der Anmeldungen hinterlegt, gibt das System einen Hinweis aus. Da das Geburtsdatum hier keine Pflichtangabe ist, werden die Daten trotzdem als „plausibel“ markiert und können weiterverarbeitet werden.
Bei abgeschlossenen Veranstaltungen wird die Altersgruppe der Teilnehmer nicht automatisch zugeordnet, wenn Sie im Kontakt das Geburtsdatum ergänzen. Stellen Sie in diesem Fall bitte die Veranstaltung kurzzeitig zurück auf "in Durchführung", bevor Sie das Geburtsdatum eintragen.
2 Auswertung erstellen
Nach Aufrufen der Objektart "Auswertungen" in der Zentralen Suche wird über die blaue Schaltfläche "Auswertung erstellen" eine neue, leere Auswertung erstellt.
- Name: Es empfiehlt sich, im Namen sowohl das Jahr als auch die Auswertungsart zu verwenden, um sie später identifizieren zu können (z. B. „2023 – BVV“)
- Auswertungsart: Bayerischer Volkshochschulverband e.V.
- Beginn- und Endedatum: Diese Angaben legen fest, welche Veranstaltungen in der Auswertung berücksichtigt werden. Ausschlaggebend für den BVV ist das Datum des ersten Termins einer Veranstaltung (Beispiel: für eine vollständige Statistik des Jahres 2023 ist das Beginndatum der 01.01.2023 und das Endedatum der 31.12.2023). Vorgabe des BVV ist, dass eine Auswertung immer für ein ganzes oder ein halbes Kalenderjahr erstellt werden soll.
Eine Geschäftsstelle muss nur ausgewählt werden, wenn sich mehrere Geschäftsstellen eine Installation teilen, die jeweils eigene Statistiknummern vom BVV erhalten haben. Das kann z. B. bei Volkhochschulverbänden oder Kreisvolkshochschulen der Fall sein, wenn mehrere Statistiken erstellt werden müssen.
Die Statistiknummer ist in der Eigenschaft „Nummer“ einer Geschäftsstelle hinterlegt. Sie wird in der Regel bei der Ersteinrichtung von cmxOrganize eingetragen.
3 Auswertungssets erstellen
Bei einem Auswertungsset handelt es sich um eine Kopie aller statistikrelevanten Informationen einer Veranstaltung.
Die Verwendung von „Auswertungssets“ ermöglicht es, mehrere voneinander unabhängige, Statistiken für den gleichen Satz an Veranstaltungen anzulegen (z. B. wenn Statistiken für mehrere Landesverbände erstellt werden, deren Vorgaben voneinander abweichen).
Nach Eingabe des Beginn- und Endedatums einer Auswertung wird unterhalb der Eigenschaften der Auswertung die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ angezeigt. Ein Klick auf "erstelle Auswertungssets" liest nun die Statistikdaten aller im vorgegebenen Zeitraum vorhandenen Veranstaltungen ein. Abhängig von der Anzahl an Veranstaltungen kann dies einige Minuten dauern.
Bei mehr als 1.000 Veranstaltungen kann es vorkommen, dass das System die Erstellung von Auswertungssets abbricht. In diesem Fall muss wiederholt auf „erstelle Auswertungssets“ geklickt werden, bis alle Veranstaltungen verarbeitet sind und die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ verschwindet.
Änderungen die an einem Auswertungsset vorgenommen werden, werden nicht in die Veranstaltung übertragen. So ist es möglich, Statistikinformationen und Veranstaltungen getrennt voneinander zu bearbeiten.
Welche Veranstaltungen werden eingelesen?
Bei Erstellen der Auswertungssets werden alle Veranstaltungen berücksichtigt, die folgende Bedingungen erfüllen:
- Beginndatum der Veranstaltung liegt im ausgewählten Datums-Zeitraum der Auswertung
- Veranstaltung ist aktiv
- Veranstaltung ist nicht in der Phase "Planung" oder "Entwicklung"
- Veranstaltung ist nicht ausgefallen
- Veranstaltung hat keine BAMF-Datenstruktur
4 Auswertungssets prüfen und korrigieren
Ein anschließender Klick auf die Methode „Alle prüfen“ überprüft, ob alle Informationen die für die gewählte Auswertungsart relevant sind, vollständig sind und den Vorgaben der jeweiligen Statistik entsprechen (= plausibel sind).
Alle Auswertungssets werden als Liste angezeigt. Ein Klick auf den Link „Details“, neben dem Titel einer Veranstaltung, öffnet und schließt die Detailansicht, in der Daten kontrolliert und ggf. geändert werden können.
Der empfohlene Arbeitsablauf ist, alle nicht plausiblen Auswertungssets nacheinander zu öffnen und die angezeigten Fehler direkt in der Veranstaltung zu korrigieren.
Ein anschließender Klick auf „Rohwerte nochmals aus Veranstaltung übernehmen“ (unterhalb der Rohwerte in der rechten Spalte der Detailansicht) liest die Informationen aus einer Veranstaltung neu ein. Ein Klick auf „jetzt prüfen“ überprüft sie nochmals auf ihre Plausibilität.
Wurden viele Veranstaltungen nachbearbeitet, kann der Link „Rohwerte aktualisieren“ oberhalb der Auswertungssets verwendet werden, um alle Daten neu einzulesen.
Achtung: Manuelle Änderungen an den Auswertungssets gehen dadurch verloren. Es werden alle Daten aus den Veranstaltungen neu eingelesen und die vorhandenen ersetzt!
Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein, die Änderungen in einer Veranstaltung vorzunehmen, können auch die Rohdaten direkt bearbeitet werden (Link "Details", siehe oben).
Ändern der Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart
Werden Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart nachträglich bearbeitet (z. B. bei einer Veranstaltung mit Abendkasse, bei der keine Anmeldungen vorliegen), muss ggf. der Status „anrechenbar“ manuell auf "ja" gesetzt werden.
Eigenschaft "anrechenbar"
Beim BVV wird die Information ob eine Veranstaltung anrechenbar ist aus der Eigenschaft "anrechenbar" der Veranstaltungsart gezogen. Die Einstellung in der Veranstaltung selbst hat für den BVV keine Bedeutung.
Veranstaltungen die weniger als 3 Teilnehmer haben werden automatisch auf "nicht anrechenbar" gesetzt (Eigenschaft steht auf "nein").
4.1 Aktiv / nicht aktiv
Auswertungssets, die nicht in die Statistik einfließen, werden bei der Prüfung automatisch auf „nicht aktiv“ gestellt. Eine Begründung für die automatische Deaktivierung wird angezeigt, wenn ein Auswertungsset manuell auf „aktiv“ umgestellt wird (z. B. „Keine Teilnehmer vorhanden“).
Eine Veranstaltung wird als „nicht aktiv“ markiert, wenn sie …
- nach Erstellung des Auswertungssets ausgefallen ist
- keine Termine hat
- keine Teilnehmer hat
Abgebrochene Veranstaltungen werden dann mit ausgewertet, wenn zum Zeitpunkt des Abbruchs Anmeldungen vorlagen.
4.3 Verweildauer in Veranstaltungen
Die Verweildauer für Veranstaltungen kann in der Eigenschaft "Verweildauer" des jeweiligen Auswertungssets manuell eingetragen werden.
Sie muss für Auswertungen des BVV in so genannten „Schlüsselwerten“ hinterlegt werden. Ausgehend von der Verweildauer in Minuten, müssen folgende Werte eingetragen werden:
| Dauer | Doppelstunden | Schlüsselwert |
| 15 Minuten | 1/6 | 1 |
| 30 Minuten | 1/3 | 2 |
| 45 Minuten | 1/2 | 3 |
| 60 Minuten | 0,6 | 4 |
| 90 Minuten | 1 | 5 |
| 120 Minuten | 1,3 | 6 |
| 180 Minuten | 2 | 7 |
Bei Veranstaltungsarten die eine Verweildauer zwingend vorschreiben, wird der Vorgabewert „2“ automatisch vorgegeben. Alle anderen Veranstaltungen erhalten standardmäßig den Wert „0“.
Abgleichen von Veranstaltungsdaten
Wir raten davon ab, Veranstaltungsreports zu verwenden, um die gemeldeten Statistik-Informationen mit den Veranstaltungen im System abzugleichen.
Veranstaltungsreports berücksichtigen nicht die Inhalte von Auswertungssets und sind daher nicht zum Abgleich geeignet.
Veranstaltugnsreports enthalten beispielsweise
- Hauptveranstaltungen, die nicht gemeldet werden (bei BAMF z. B. werden nur die Module gemeldet, nicht aber die Hauptveranstaltungen)
- Veranstaltungen ohne Teilnehmer, die nicht auf "ausgefallen" stehen
- ausgefallene Veranstaltungen
- Veranstaltungen, die sich in der Planungsphase befinden
- Veranstaltungen die nach den Regelungen des Landesverbandes nicht mit in die Statistik aufgenommen werden (z. B. beim RLP Veranstaltungen ohne Unterrichtsstunden oder beim KEB nicht anrechenbare Veranstaltungen)
- alle Unterrichtseinheiten, auch wenn eine Veranstaltung über den Jahreswechsel hinaus läuft und auf zwei Statistiken aufgeteilt wird
5 Auswertungsdatei erstellen
Sind alle Daten bearbeitet und alle Veranstaltungen die in die Auswertung sollen „aktiv“ und „plausibel“, wird mit einem Klick auf den Link „Datei erstellen“ (oberhalb der Liste mit Auswertungssets) eine Textdatei erstellt, die im Portal des BVV hochgeladen werden kann.
Die erstellte Datei erscheint oberhalb der Auswertungssets unter der Überschrift „Dokumente“. Ein Klick darauf öffnet die Detailansicht mit einem Link zum Herunterladen der Datei.
Beim Einlesen der Datei im Portal des BVV werden alle vorhandenen Berichtsbögen überschrieben. Um doppelte Arbeit zu vermeiden empfiehlt es sich darum, zuerst den Export einzulesen und erst dann die anderen Angaben einzutragen.
Auswertung der Teilnehmer-Doppelstunden
Die Dokumentvorlage "Auswertung Teilnehmer-Doppelstunden" in der Applikation "Dokumente" einer Auswertung erstellt eine Excel-Tabelle die Informationen zu Veranstaltungen mit anrechenbaren Teilnehmer-Doppelstunden enthält.
Vortragende aus Einzelveranstaltungen
Der Report „BVV Vortragende aus Einzelveranstaltungen“ (Objektart „Auswertungsset“) liefert Informationen, für den Abschnitt „Vortragende aus Einzelveranstaltungen“ auf Blatt 1 des Erhebungsbogens.
Ermäßigungen – personenbezogen
Der Report „BVV Ermäßigungen – personenbezogen“ (Objektart „Anmeldung“) liefert Informationen, die im Abschnitt „Anzahl der personenbezogenen Ermäßigungen“ auf Blatt 3 des Erhebungsbogens benötigt werden.