Kurzübersicht - Veranstaltung anlegen
Neue, leere Veranstaltung erstellen
Öffnen Sie einen beliebigen Report des Objekttyps “Veranstaltungen” und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche “Veranstaltung erstellen”.
Vorhandene Veranstaltung kopieren
Sie können eine vorhandene Veranstaltung kopieren. Wenn Sie eine ähnliche oder Wiederkehrende Veranstaltung kopieren, können Sie viel Arbeit sparen. Dinge wie Statistik-Eigenschaften, Anmeldeformulare, Checklisten, Terminserien, Honorarverträge usw. werden mitkopiert und müssen nicht neu angelegt werden.
Sie können eine “Vorlage” für Ihre neue Veranstaltung entweder über die Zentrale Suche aufrufen (Suche nach Name oder Nummer) oder in einem Veranstaltungsreport über Filter- und Suchfunktionen ausfindig machen.
Zum Kopieren öffnen Sie die gewünschte Quellveranstaltung, klicken dort auf die Titelzeile und wählen die Methode “kopieren” aus. Das System kopiert darauf diese Veranstaltung und öffnet direkt die Kopie.
Sie erkennen die Kopie einer Veranstaltung daran dass in der Nummer das Wort “(Kopie)” steht und daran, dass der Status der neuen Veranstaltung auf “planbar” gesetzt ist.
Tipp: Um mehrere Veranstaltungen auf einmal zu kopieren, wählen Sie sie in einem Veranstaltungs-Report in der Spalte "Veranstaltung" aus (Kreuzen) und klicken Sie dann auf "Optionen -> Veranstaltungen kopieren"
Planung einer Veranstaltung
Beim Planen einer Veranstaltung empfehlen wir, in der folgenden Reihenfolge vorzugehen:
- Falls Sie mit Checklisten arbeiten, die passende Checkliste zur Veranstaltungsplanung bzw. -durchführung einfügen
- Nummer eintragen / ändern
- Programmpublikation festlegen, dabei überprüfen, ob sie in den richtigen Programmbereich einsortiert wird (ggf. Nummer ändern). Falls die Sortierung über eine Klassifikation erfolgt, die Applikation “Klassifikationen” öffnen und dort die gewünschten Klassifikationen auswählen.
- Status der Veranstaltung auf “in Bearbeitung” stellen
- Die wichtigsten Eigenschaften eintragen bzw. ändern: Vorspann, Titel, Untertitel, Arbeitstitel, Art, neu, minimale Teilnehmerzahl, maximale Teilnehmerzahl
- Die Applikation “Terminserien” öffnen, hier entweder eine neue Terminserie anlegen oder (bei kopierten Veranstaltungen) die vorhandene Terminserie anpassen. Wichtig: Eine Terminserie muss auch dann angelegt werden, wenn nur ein Termin benötigt wird.
- In einer Terminserie sind folgende Angaben wichtig: Starttermin, Anzahl Tage, beginnt um (Uhrzeit), endet um (Uhrzeit), Rhythmus (wöchentlich, täglich), Ort, Ferien und Feiertage belegen, Wochentag(e) auswählen an denen Termine gesetzt werden sollen
- Termine generieren und kontrollieren, ob alle Termine richtig sind. Ggf. Termine absagen und zusätzliche Termine anhängen
- Wenn Sie nur den Ort oder die Uhrzeit ändern, müssen die Termine nicht neu generiert werden (das hätte Auswirkungen auf den Honorarvertrag und bereits bestehende Anmeldungen). Sie können stattdessen die Methoden “Orte übernehmen” oder “Zeiten übernehmen” ausführen.
- Zurück in der Veranstaltung die Applikation “Honorarvertrag” öffnen
- Bei kopierten Veranstaltungen den vorhandenen Honorarvertrag öffnen und abändern, bei neuen Veranstaltungen einen neuen Honorarvertrag erstellen
- Honorarkraft und Auftraggeber verknüpfen
- Honorar erstellen bzw. bearbeiten, hierbei sind wichtig: Berechnungsart (Empfehlung: dynamisch berechnen) und Basisbetrag
- Aufwände erstellen bzw. bearbeiten, dabei wichtig: Berechnungsart (z. B. “Pro Termin”), Basisbetrag und (bei Fahrtkosten) Faktor
- Als nächstes in der Veranstaltung die Preise bearbeiten bzw. neue Preise erstellen.
- Wichtige Eigenschaften bei Preisen sind: Berechnungsart, Basispreis, Platzhalter (z. B. “Kostenfrei”), Zusatztext (wird nach dem Preis angezeigt, z. B. “Inkl. Schulungsmaterial”), rabattierbar ja/nein, honorarrelevant ja/nein (wenn die Honorarkraft eine prozentualen Anteil des Erlöses erhalten soll)
- Veranstaltungstexte eingeben bzw. überarbeiten: Beschreibungstext, ggf. Pressetext, Information, Teilnehmerinfo, Honorarkraftinfo
- bei den Texten darauf achten, dass das Zielmedium (Internet und Druck, Internet, Druck) stimmt
- Schlagwörter in der Veranstaltung eintragen (für bessere Suchergebnisse, z. B. Joga statt Yoga)
- Folgende Eigenschaften bearbeiten:
- publizierbar
- Statistikangaben
- Künstlersozialabgabe
- Anmeldung über Internetauftritt möglich
- Anmeldeschluss vor Veranstaltungsbeginn (in Tagen)
- Wenn bei der Anmeldung zusätzlich Informationen abgefragt werden sollen, auch “Titel des Mitteilungsfeldes” und “Mitteilung ist Pflichtfeld”
- Szenario