Kurzübersicht - Veranstaltung anlegen

Neue, leere Veranstaltung erstellen

Öffnen Sie einen beliebigen Report des Objekttyps “Veranstaltungen” und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche “Veranstaltung erstellen”.

Vorhandene Veranstaltung kopieren

Sie können eine vorhandene Veranstaltung kopieren. Wenn Sie eine ähnliche oder Wiederkehrende Veranstaltung kopieren, können Sie viel Arbeit sparen. Dinge wie Statistik-Eigenschaften, Anmeldeformulare, Checklisten, Terminserien, Honorarverträge usw. werden mitkopiert und müssen nicht neu angelegt werden.

Sie können eine “Vorlage” für Ihre neue Veranstaltung entweder über die Zentrale Suche aufrufen (Suche nach Name oder Nummer) oder in einem Veranstaltungsreport über Filter- und Suchfunktionen ausfindig machen.

Zum Kopieren öffnen Sie die gewünschte Quellveranstaltung, klicken dort auf die Titelzeile und wählen die Methode “kopieren” aus. Das System kopiert darauf diese Veranstaltung und öffnet direkt die Kopie.

Sie erkennen die Kopie einer Veranstaltung daran dass in der Nummer das Wort “(Kopie)” steht und daran, dass der Status der neuen Veranstaltung auf “planbar” gesetzt ist.

Tipp: Um mehrere Veranstaltungen auf einmal zu kopieren, wählen Sie sie in einem Veranstaltungs-Report in der Spalte "Veranstaltung" aus (Kreuzen) und klicken Sie dann auf "Optionen -> Veranstaltungen kopieren"

Planung einer Veranstaltung

Beim Planen einer Veranstaltung empfehlen wir, in der folgenden Reihenfolge vorzugehen:
  • Falls Sie mit Checklisten arbeiten, die passende Checkliste zur Veranstaltungsplanung bzw. -durchführung einfügen
  • Nummer eintragen / ändern
  • Programmpublikation festlegen, dabei überprüfen, ob sie in den richtigen Programmbereich einsortiert wird (ggf. Nummer ändern). Falls die Sortierung über eine Klassifikation erfolgt, die Applikation “Klassifikationen” öffnen und dort die gewünschten Klassifikationen auswählen.
  • Status der Veranstaltung auf “in Bearbeitung” stellen
  • Die wichtigsten Eigenschaften eintragen bzw. ändern: Vorspann, Titel, Untertitel, Arbeitstitel, Art, neu, minimale Teilnehmerzahl, maximale Teilnehmerzahl
  • Die Applikation “Terminserien” öffnen, hier entweder eine neue Terminserie anlegen oder (bei kopierten Veranstaltungen) die vorhandene Terminserie anpassen. Wichtig: Eine Terminserie muss auch dann angelegt werden, wenn nur ein Termin benötigt wird.
    • In einer Terminserie sind folgende Angaben wichtig: Starttermin, Anzahl Tage, beginnt um (Uhrzeit), endet um (Uhrzeit), Rhythmus (wöchentlich, täglich), Ort, Ferien und Feiertage belegen, Wochentag(e) auswählen an denen Termine gesetzt werden sollen
    • Termine generieren und kontrollieren, ob alle Termine richtig sind. Ggf. Termine absagen und zusätzliche Termine anhängen
    • Wenn Sie nur den Ort oder die Uhrzeit ändern, müssen die Termine nicht neu generiert werden (das hätte Auswirkungen auf den Honorarvertrag und bereits bestehende Anmeldungen). Sie können stattdessen die Methoden “Orte übernehmen” oder “Zeiten übernehmen” ausführen.
  • Zurück in der Veranstaltung die Applikation “Honorarvertrag” öffnen
    • Bei kopierten Veranstaltungen den vorhandenen Honorarvertrag öffnen und abändern, bei neuen Veranstaltungen einen neuen Honorarvertrag erstellen
    • Honorarkraft und Auftraggeber verknüpfen
    • Honorar erstellen bzw. bearbeiten, hierbei sind wichtig: Berechnungsart (Empfehlung: dynamisch berechnen) und Basisbetrag
    • Aufwände erstellen bzw. bearbeiten, dabei wichtig: Berechnungsart (z. B. “Pro Termin”), Basisbetrag und (bei Fahrtkosten) Faktor
  • Als nächstes in der Veranstaltung die Preise bearbeiten bzw. neue Preise erstellen.
  • Wichtige Eigenschaften bei Preisen sind: Berechnungsart, Basispreis, Platzhalter (z. B. “Kostenfrei”), Zusatztext (wird nach dem Preis angezeigt, z. B. “Inkl. Schulungsmaterial”), rabattierbar ja/nein, honorarrelevant ja/nein (wenn die Honorarkraft eine prozentualen Anteil des Erlöses erhalten soll)
  • Veranstaltungstexte eingeben bzw. überarbeiten: Beschreibungstext, ggf. Pressetext, Information, Teilnehmerinfo, Honorarkraftinfo
    • bei den Texten darauf achten, dass das Zielmedium (Internet und Druck, Internet, Druck) stimmt
  • Schlagwörter in der Veranstaltung eintragen (für bessere Suchergebnisse, z. B. Joga statt Yoga)
  • Folgende Eigenschaften bearbeiten:
    • publizierbar
    • Statistikangaben
    • Künstlersozialabgabe
    • Anmeldung über Internetauftritt möglich
    • Anmeldeschluss vor Veranstaltungsbeginn (in Tagen)
    • Wenn bei der Anmeldung zusätzlich Informationen abgefragt werden sollen, auch “Titel des Mitteilungsfeldes” und “Mitteilung ist Pflichtfeld”
    • Szenario

Schnellinfo

Schnellinfo

Sowohl auf der Detailseite einer Veranstaltung als auch beim lagern des Mauszeigers auf der Spalte “Veranstaltung” in Reports erhalten Sie eine Kurzübersicht der wichtigsten Veranstaltungsdaten.

Wenn hier Informationen fehlen oder falsch sind, lässt sich die Ursache in der Regel recht einfach herausfinden.

Freie Plätze: Wenn hier eine Null steht, ist es wahrscheinlich, dass keine maximale Teilnehmerzahl eingetragen wurde

Zeiten: Wenn hier “0 Tage” steht, ist entweder keine Terminserie angelegt oder in der Terminserie wurde vergessen auf “Termine generieren” zu klicken

Orte: Sind keine Orte aufgelistet, wurde sehr wahrscheinlich in der Terminserie kein Veranstaltungsort verknüpft

Standardpreis: Fehlt hier ein Eintrag, wurde entweder kein Preis eingetragen oder die Veranstaltung ist kostenfrei

Honorarkraft: Wird kein Dozent angezeigt, liegt das meist daran, dass kein Honorarvertrag in der Veranstaltung liegt oder der Vertrag versehentlich deaktiviert wurde. Befindet sich unter der Honorarkraft kein “Planbetrag” sind im Honorarvertrag kein Honorar und keine Aufwände eingetragen.

Dauer: Eine häufige Ursache dafür, dass eine falsche Gesamtdauer angezeigt wird, ist, dass vergessen wurde in der Terminserie die “Pausendauer” einzutragen.

Übersicht der Status einer Veranstaltung

Übersicht der Status einer Veranstaltung

PhaseStatusErklärung
Entwicklung Idee Nur zur Erfassung, eingereicht durch Mitarbeiter
Entwicklung Wunsch Nur zur Erfassung, eingereicht durch Teilnehmer
Entwicklung Vorschlag Nur zur Erfassung, eingereicht durch Honorarkraft
PlanungVorlageKopiervorlage
Planungin Vorbereitung
PlanungplanbarBereit zur Planung, Status markiert kopierte Veranstaltungen, wird beim kopieren automatisch vergeben
Planungin BearbeitungAn dieser Veranstaltung wird noch gearbeitet
Planungin Bearbeitung durch HonorarkraftVeranstaltung befindet sich bei der Honorarkraft zur Planung
Planungzu prüfen durch Verantwortliche/nVeranstaltung muss durch verantwortliche Person geprüft werden
Planungin Prüfung durch Verantwortliche/nDie verantwortliche Person prüft die Veranstaltung
Planungin Prüfung durch HonorarkraftVeranstaltung wird von der Honorarkraft geprüft
Planungnicht freigegebenDie Veranstaltung hat die Prüfung nicht erfolgreich durchlaufen
PlanungfreigegebenDie Veranstaltung ist fertig eingegeben und kann so publiziert werden
Durchführungin DurchführungVeranstaltung wird beworben / publiziert
Durchführungin Durchführung - zugesagtVeranstaltung findet sicher statt (auch bei zu geringer TN-Zahl)
Durchführungin Durchführung - ausfallgefährdetVeranstaltung muss eventuell abgesagt werden
Durchführungin Durchführung - durchgeführtVeranstaltung wurde durchgeführt, erscheint aber noch auf der Website
AbschlussabgebrochenVA musste abgebrochen werden
AbschlussabgeschlossenVA ist abgeschlossen / keine offenen Beträge mehr
AbschlussausgefallenWird indirekt beim Absagen einer Veranstaltung automatisch vergeben