Teilnehmer nachmelden
Hat eine Veranstaltung begonnen und nimmt ein nicht angemeldeter Teilnehmer an der Veranstaltung teil, kann die Honorarkraft durch einen Klick auf den Button „weiteren Teilnehmer anmelden“ diesen nach melden.
Die Applikation „Weiteren Teilnehmer anmelden“ wird nur angezeigt, wenn:
- dass Beginndatum der Veranstaltung erreicht wurde.
- der aktuell angemeldet Benutzer Honorarkraft ist.
- die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ hat.
Hinweis: Bei der Anmeldung durch Honorarkräfte findet eine Überprüfung mit Bestandsdaten statt, sodass bereits in der Datenbank geführte Teilnehmende in vielen Fällen nicht erneut angelegt werden. Dafür müssen jedoch genügend Daten von der Honorarkraft eingegeben / erfragt werden. Sollte der Kontakt erneut angelegt werden, können die Datensätze über das Dubletten-System manuell zusammengeführt werden. Bei der Anmeldung durch die Honorarkraft werden aus Datenschutzgründen keine Bankinformationen abgefragt.Folgende Pflichtfelder müssen für eine Anmeldung durch die Honorarkraft befüllt werden (alle anderen Eingabefelder sind optional):
- Anrede
- Vorname
- Name
- Geburtsdatum / Geburtsjahr (wird für die Statistik benötigt)
- Anschrift (wird für die Rechnung benötigt)
Hinweis: Bitte beachten Sie die Einstellungen im Internetauftritt zur Abfrage des Geburtsdatum / Geburtsjahr. Diese müssen entsprechen gesetzt sein, damit die Daten korrekt erfasst werden. Weiter Informationen hierzu finden Sie im Artikel "Generelle Einstellungen" im Abschnitt "Komplettes Geburtsdatum bei Registrierung abfragen" sowie im Abschnitt "Keine Geburtsdaten abfragen". Eine Erläuterung der neuen Funktion finden Sie
Nachdem die Honorarkraft die entsprechenden Daten erfasst hat, kann Sie den Anmeldeprozess über den Button „Teilnehmer jetzt anmelden“ abschließen. Im Anschluss wird ein Vorgang erstellt und je nach Einstellung in der Applikation "weiteren Teilnehmer anmelden" der Hauptgeschäftsstelle, der Geschäftsstelle der Veranstaltung oder dem verantwortlichen Kontakt der Veranstaltung inkl. Benachrichtigung zugestellt.
Ab diesem Zeitpunkt wird der nachgemeldete Teilnehmer direkt in der Teilnehmerübersicht und im Termin angezeigt, wodurch die Anwesenheit sofort durch die Honorarkraft gepflegt werden kann.
Hinweis: Alle Anmeldungen, die über die Applikation erstellt werden, erhalten den Status "Anmeldung", auch wenn die Veranstaltung schon voll sein sollte. Sobald die maximale TN-Zahl erreicht ist, wird dies in rot eingeblendet. Des Weiteren ist eine Anmeldung ist auch möglich, wenn die maximale Teilnehmerzahl sperrend ist.Die Möglichkeit für die Honorarkraft, Teilnehmer nach zu melden, wird über die Applikation „Weiteren Teilnehmer anmelden“ im Webdokument „Veranstaltung“ bereitgestellt. Der Empfänger des Vorgangs kann über die Einstellungen in der Applikation konfiguriert werden.
Im System wird eine unbestätigte Anmeldung mit der Anmeldeart „Honorarkraft“ in der jeweiligen Veranstaltung erzeugt. In den Metadaten ist ersichtlich, dass die Honorarkraft der „Ersteller“ der Anmeldung ist. Des Weiteren wird die unbestätigte Anmeldung in der Applikation „Anmeldung“ auf der Startseite angezeigt. Durch diese Funktion und dem Vorgang wird sichergestellt, dass diese Anmeldung bearbeitet und die Teilnehmende Person durch Mitarbeitende kontaktiert werden, um ggf. die fehlenden Daten zu ergänzen und im Anschluss die Anmeldung zu bestätigen.
Anmeldeart selbst, bleibt auch durch User auswählbar.