Einstellung des Empfängers der Benachrichtigung und des Vorgangs für ausgefüllte Formulare
Klickt man im Internetauftritt in einem Webdokument oder im Objekt "Formulare" auf ein Formular, wird dessen Detailseite geöffnet.
Auf der Detailseite gibt es den Bereich "Vorgang". In diesem Bereich kann der Versand eines Vorgangs beim Absenden des Formulars aktiviert werden, indem in einer der beiden Eigenschaften der Empfänger des Vorgangs festgelegt wird. Ausgenommen hiervon sind Anmeldeformulare welche in Veranstaltungen eingesetzt werden.
Damit ein Vorgang erstellt wird muss entweder ein Kontakt in der Eingenschaft "Empfänger" verknüpft sein oder die Eingenschaft "Aktuelle Geschäftsstelle" auf "ja" stehen.
Eigenschaft "Empfänger":
Wird in dieser Eigenschaft der Kontakt der Hauptgeschäftsstelle, einer anderen Geschäftsstelle oder der Kontakt eines Mitarbeiters verknüpft, so wird beim Absenden des Formulars die Benachrichtigung und der Vorgang an diesen Kontakt übermittelt.
Eigenschaft "Aktuelle Geschäftsstelle":Wurde diese Eigenschaft auf "Ja" gestellt so wird vom System automatisch die Geschäftsstelle des Kontextobjekts genutzt. Wird das Formular also abgesendet wird an diese Geschäftsstelle die Benachrichtigung und der Vorgang übermittelt.
ACHTUNG: Es gibt Formulare in welchen weder ein Empfänger hinterlegt noch die Eigenschaft "Aktuelle Geschäftsstelle" auf "ja" gestellt, ist. In diesem Fall handelt es sich meisten um ein Anmeldeformular, welches in Veranstaltungen eingesetzt wird.
Ist in einer Veranstaltung ein Anmeldeformular verknüpft, so ersetzt dieses Formular die normale Anmeldefunktion im Internetauftritt auf der Detailseite dieser Veranstaltung. Da es sich hier um spezialisierte Formulare handelt, welche die Aufgabe haben nach Vorgaben entsprechende Anmeldungen zu erstellen, benötigt man bei diesen keine Benachrichtigung inkl. Vorgang.
Hinweis: Egal um welche Art von Formular es sich grundsätzlich handelt. Wird ein Formular ausgefüllt und versendet wird immer eine dazugehörige Formularsendung erstellt. Somit ist im System transparent nachvollziehbar welche Informationen wann und wie übermittelt wurden.