Automatische Löschfunktion von Dokumenten
In Dokumentvorlagen gibt es die Möglichkeit eine "automatische Löschfunktion" zu aktivieren. Dadurch kann Speicherplatz gespart werden.
Dokumente, welche aus dieser Vorlage generiert wurden, werden dann vom System nach Ablauf der "Speicherdauer in Tagen" automatisch - auch rückwirkend nach Setzen des Wertes - gelöscht.
Hinweis:
- Für manuell in das System hochgeladene Dokumenten ist eine automatische Löschung durch das System nicht möglich!
- Die kleinste einzustellende Speicherdauer ist 1 Tag.
- Über den Prüfreport "Dokumentenvorlagen und Speicherdauer" (Objekt "Dokumente") können Sie prüfen, für welche Dokumentenvorlagen die Einstellung "Speicherdauer in Tagen" gesetzt ist. Über die gleichnamige Spalte können Sie den gesetzten Wert anpassen.
- Die automatische Löschfunktion löscht keine Dokumente welche
- aus einer Dokumentvorlagen erstellt wurden, deren Vorlagenbezeichnung sepa, rechnung, quittung, mahnung, staus, überweisung, lastschrift, bar, mandat, finanz, zahlung, einnahme oder kasse enthält.
- aus dem Objekten mandat, schnittstelle, honorarvertrag, beleg, zahlung oder gutschein generiert wurden.
Um den Wert für die Speicherdauer in einer Dokumentenvorlage zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die gewünschte Dokumentvorlage (z.B. Teilnehmerliste).
- Prüfen Sie in der Dokumentenvorlage im Bereich "Dokumentenmanagement" (Rubrik unten links aufklappen), ob die Eigenschaft "Automatisch löschen" auf "Ja" gestellt ist. ACHTUNG: Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass die Dokumente, welche aus der Vorlage generiert werden, später vom System gelöscht werden können, da diese Eigenschaft vererbt wird.
- Öffnen Sie in der Dokumentenenvorlage das Objekt "Einstellungen". Hinweis: Sollte dieses nicht vorhanden sein, können Sie das Objekt durch Klick auf den Objekte, Suche nach "Einstellungen" und "Anheften" dauerhaft anheften.
- Ist das Objekt "Einstellungen" geöffnet, klicken Sie auf die drei Punkte neben der Schaltfläche "Einstellung erstellen". Dadurch öffnet sich die Auswahl der Vorlagen.
Durch Klick auf Speicherdauer in Tagen "erstellen" öffnet sich das Fenster, in dem die Einstellung gesetzt werden kann (Eigenschaft "Wert"). Zurück im Report Einstellungen wird dieser in der Spalte "Wert" angezeigt. - Im Report "Dokumentenvorlagen und Speicherdauer" wird die Speicherdauer in Tagen angezeigt und kann dort auch bearbeitet werden.