Erforderliche Daten zur Erstellung von E-Rechnungen
cmxOrganize erstellt grundsätzlich eRechnungen.
Dazu müssen diverse Kriterien erfüllt werden.
Informationen, die immer vorhanden sein müssen, sind:
- Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Gläubigeridentifikationsnummer
- Gläubiger
- Zahlungshinweis
- Leistungszeitraum
Informationen,die situationsabhängig vorhanden sein müssen:
- Grund der Steuerfreiheit
- UStID
- Leitweg-ID = Käuferreferenz (BT-10)
- Rechnungsempfänger ist Zentralstelle
- Kontaktstelle des Verkäufers
- Anschrift des Käufers (BT-51)
Übersicht
immer benötigt | ||||
| Eigenschaft | Objekt | Rubrik | Information | |
| Anschrift | Anschrift in Kontakt | des Rechnungsempfängers | ||
| Steuernummer | Kontakt | des Rechnungsstellers | Finanzamt | |
| Gläubiger- identifikationsnummer | Geschäftsstelle | des Gläubigers | Finanzen | Zum Kontakt des Gläubigers muss eine aktive Erweiterung "Geschäftsstelle" existieren. |
| Gläubiger | Abrechnung | eRechnung | wird aus den individuellen Abrechnungsvorlagen übernommen. | |
| Zahlungshinweis | Abrechnung | eRechnung | Wird normalerweise automatisch befüllt. Muss mindestens 20 Zeichen lang sein | |
| Leistungszeitraum | Abrechnung | eRechnung | Wird normalerweise automatisch befüllt, Details s. u. Ausnahme: VA ohne Beginndatum (oft online) die Daten können manuell eingefügt werden (Leistungsbeginn/Leistungsende) | |
steuerfrei ja/nein | ||||
| Eigenschaft | Objekt | Rubrik | Information | |
| Grund der Steuerfreiheit | Steuersätze | 0% als Standard markiert | eRechnung | bei Steuerfreiheit Info zu den Eigenschaften "eRechnung: Grund der Steuerbefreiung" -> aus Auswahlliste wählen. -> ist eine vorgegebene Auswahlliste von gründen. Der Schlüssel zur Auswahl ist ein Codeschlüssel (z.B. "VATEX-EU-AE"), der intern hinterlegt ist. und "eRechnung: Begründuing der Steuerbefreiung" -> Freitexteingabe für die Begründung. Das ist der Text, der auch für die Ausgabe aus cmxOrganize erstellten Belegdokumenten verwendet wird. |
| Kennung des Verkäufers (BT-29) | Abrechnung | eRechnung | bei Nicht-Steuerpflichtigen; wird aus den individuellen Abrechnungsvorlagen (Forderungen) übernommen. | |
| UStID | Abrechnung | eRechnung | bei Umsatzsteuerpflicht; wird aus den individuellen Abrechnungsvorlagen (Forderungen) übernommen. | |
Rechnungen werden | ||||
| Eigenschaft | Objekt | Rubrik | Information | |
| Leitweg-ID = Käuferreferenz (BT-10) | Kontakt | des Rechnungsempfängers | eRechnung | Käuferreferenz (eRechnung) = Leitweg-ID eintragen. ggf. beim Rechnungsempfänger nachfragen. |
| Rechnungsempfänger ist Zentralstelle | Kontakt | des Rechnungsempfängers | eRechnung | muss "ja" sein (Häckchen gesetzt) |
| Kontaktstelle des Verkäufers | Abrechnung | Kontakt des Verkäufers | eRechnung | Details s. u. |
Sonstiges | ||||
| Eigenschaft | Objekt | Rubrik | Information | |
| Zusatz 2 | Adresse des Kontakts | des Käufers | wird in BT-51 übergeben | |
| Bestellreferenz des Käufers | Forderung | des Verkäufers | eRechnung | Auftragsnummer des Käufers wird in BT-13 übergeben |
| elektronische Adresse des Käufers | Abrechnung | des Verkäufers | eRechnung | einzutragende E-Mailadresse vom Käufers zu erfragen |
Details zu: Kontaktstelle des Verkäufers (BT-41, BT-42, BT-43)
Über die Eigenschaft "Kontaktstelle des Verkäufers" im Block E-Rechnung der Abrechnung können die Angaben zu dieser Stelle an die E-Rechnung übergeben werden.
Über die Angabe werden in der E-Rechnung folgende Felder befüllt:
BT-41: Kontaktstelle des Verkäufers
BT-42: Telefonnummer der Kontaktstelle des Verkäufers
BT-43: E-Mail-Adresse der Kontaktstelle des Verkäufers
Wichtig: sobald die Kontaktstelle des Verkäufers in einer Abrechnung hinzugefügt wird ändert sich die Verwendungsart der E-Rechnung! Diese wird dann zu einer E-Rechnung die speziell an deutsche Regierungsstellen adressiert ist und nach dafür speziell erweiterten Regelungen validiert wird.
Nutzung der Eigenschaft "Kontaktstelle des Verkäufers"
- Bei Bedarf kann in der jeweiligen Abrechnung VOR Erstellung des Beleges der gewünschte Kontakt hinterlegt werden, der in der E-Rechnung die Daten (siehe oben) befüllen soll.
- Es ist möglich ein spezielles Vorlagenset (Sammelabrechnungs-, Abrechnungs-, Beleg-, Dokumentvorlage) zu erstellen für die Nutzung einer speziellen Kontaktstelle des Verkäufers. Diese Kontaktstelle wird in der Abrechnungsvorlage fest hinterlegt.
Details zu: Anschrift des Käufers (BT-51)
Über die Eigenschaft "Zusatz 2" in der Adresse kann die Angabe in das Feld BuyerAddressLine2 (BT-51) übergeben werden.
z. B. Fachamtskennung
Details zu: Leistungszeitraum
wird vom System wie folgt befüllt
Bereitstellung:
-> Beginn- und Endedatum der Zeit des PreisesLeistung
-> Beginn- und EndedatumAnmeldung
-> Beginn aus Anmeldung (falls vorhanden), ansonsten VA-Beginn; Ende aus Anmeldung (falls vorhanden), ansonsten VA-EndeHonorarvertrag
-> Wenn zeitbezogen, dann Beginn- und Endedatum aus zugehörigem Termin der Terminvereinbarung des Kontoeintrags, ansonsten VA-Beginn und VA-EndeVeranstaltung
-> VA-Beginn und VA-EndeMitgliedschaft
-> Beginn aus Mitgliedschaft (falls vorhanden), ansonsten Jahresbeginn des aktuellen Jahres; Ende aus Mitgliedschaft (falls vorhanden), ansonsten Jahresende (des aktuellen Jahres)
-> Datum der Rechnungsstellung für Beginn und Ende
zusätzlicher Fallback
Wenn kein Datum vorhanden (nach obiger Logik) und kein Steuersatz (also 0%), dann Datum der Rechnungsstellung (jeweils für Beginn und Ende)
enthält eine Abrechnung mehrere Abrechnungsgruppen und/oder -positionen
-> auf Leistungsbeginn das kleinste Datum der Abrechnungspositionen übernommen (Leistungsbeginn)-> auf Leistungsende das größte Datum der Abrechnungspositionen übernommen (Leistungsende)