Erstellen eines Programms mit Programmbereichen
Damit Veranstaltungen publiziert werden können, müssen sie einem Programm mit Programmbereich/en zugeordnet werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um ein Druckprogramm oder Dauerprogramm handelt.
Bevor man ein Programm erstellt, sollte man folgende grundlegende Fragen beantworten können:
- Welche Art von Programm benötige ich? Reicht ein Dauerprogramm oder brauche ich ein Dauerprogramm und ein Druckprogramm?
- Wie oft erfolgt der Druck, welchen Rhythmus benötige ich?
- Wie viele Programmbereiche benötige ich und wie sollen die Kursnummern aufgebaut sein?
Wenn Sie sich diese Fragen teilweise beantworten können, sind Sie schon auf einem guten Weg. In den nachfolgenden Abschnitten dieses Artikels werden wir die Details genauer zu erläutern und offene Fragen beantworten, so dass Sie ein Grundwissen haben, um ein Programm inkl. Programmbereich/en im System anzulegen.
Was sollte man beachten, bevor man beginnt, ein Programm anzulegen?
Erst mal sollte man wissen, ob man ein Druckprogramm und ein Dauerprogramm (Internet) oder nur ein Dauerprogramm (Internet) benötigt. Der Unterschied zwischen den beiden Programmen ist folgender:
Welche Einstellung muss im System gesetzt sein, damit die automatische Zuordnung über die Programmpublikation funktioniert?
Damit die automatische Zuordnung über die Nummer der Veranstaltung funktioniert muss im System über einen Superuserzugang die folgende Einstellung gesetzt werden: Objekt „Veranstaltung“ öffnen -> dann auf Objekt (oben rechts) klicken -> hier die Applikation „Einstellungen“ hinzufügen und die Einstellung „automatisch über Nummer in Programmbereiche einordnen“ auswählen und setzen.
ACHTUNG: Diese Änderung greift erst, nachdem man sich im System neu angemeldet hat!
Was ist zu beachten bevor man ein Programm anlegt?
Folgende Fragen sollte man selbst beantworten können:
1.) Brauche ich ein Druckprogramm sowie ein Dauerprogramm oder reich nur ein Dauerprogramm?
2.) Wie soll die Programmstruktur aussehen? Wie viele Ebenen benötige ich?
Hinweis: Druckprogramme sind meistens einfach strukturiert, hingegen Dauerprogramme sehr fein strukturiert sind.
3.) Wie ist meine Nummernlogik bei den Veranstaltungen?
Hinweis: Aus dieser ergeben sich die zu definierenden Filter der Programmbereiche des Programms.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Artikeln:
Ein Programm anlegen
Programm/e werden über das Objekt „Programme“ im System angelegt und gepflegt. Hat man das Objekt geöffnet ist hier ersichtlich, ob es schon Programme im System gibt. Möchte man ein Druckprogramm sowie ein Dauerprogramm anlegen, fängt man immer zuerst mit dem Druckprogramm an. Ist das Druckprogramm angelegt, kopiert man dieses im Header über die Methode "Kopieren ohne Veranstaltungen" um daraus die Kopie des Dauerprogramms zu machen.
Hinweis: Über die Applikation „Programmübersicht“ im Programm, kann man sich die Struktur der Programmbereiche des Programms anschauen.
Attribute im Programm
- Name -> In diesem Attribut wird der Name des Programms hinterlegt z.B. Druck 25-1 oder Internet
- Kennung -> In diesem Attribut wird die Kennung des Programms hinterlegt. Diese Kennung (Kurzbezeichnung) findet später in den einzelnen Veranstaltungen (Eigenschaft „Programmkennung“) wieder, nachdem die Veranstaltung einem Programm zugeordnet wird. Des Weiteren wird diese Kennung später auch für die Auswertung benötigt. Beispiel für ein Dauerprogramm (Internetprogramm) wäre „INT“, Beispiel für ein Druckprogramm wäre „Druck 25-1“ oder "D25-1".
- Hauptprogramm -> Wird dieses Attribut in einem Programm auf "ja" gesetzt so ist dieses Programm, das Hauptprogramm. Durch ändern des Attributes wird die Kennung des Programms in die Programmkennung der Veranstaltung vererbt, sowie in der Veranstaltung die Programmpublikation erfolgt. Dadurch ist in einer Veranstaltung schnell ersichtlich, dass diese auch korrekt publiziert wurde. Hat man mehrere Programme und keines der Programme ist ein Hauptprogramm so wird beim setzen der Haken in der Programmpublikation immer die Kennung des zuletzt hinzugefügten Programms vererbt.
- Beginndatum -> Ist das Programm nur in für einem bestimmten Zeitraum gültig, kann in diesem Attribut das Beginndatum hinterlegt werden. Hinweis: Druck- und Dauerprogramme haben immer ein Beginndatum!
- Endedatum -> Ist das Programm nur in für einem bestimmten Zeitraum gültig, kann in diesem Attribut das Endedatum hinterlegt werden. Hinweis: nur Druckprogramme haben ein Enddatum!
- Unabhängig von Geschäftsstelle -> Die Standardeinstellung ist hier “nein”. Wird in diesem Attribut der Schalter auf “ja” gesetzt, werden Veranstaltungen aus allen Geschäftsstellen in dieses Programm aufgenommen. Hinweis: Wird meistens verwendet, wenn es Außenstellen mit entsprechenden Veranstaltungen gibt.
- Dauerprogramm -> Wenn Dauerprogramm auf „ja“ steht, werden Veranstaltungen automatisch veröffentlicht, wenn im Bereich "Programmpublikation" in der Veranstaltung ein Programm ausgewählt ist. Die Veranstaltung wird publiziert sowie sie einen Status der Phase „Durchführung“ erreicht. Erreicht die Veranstaltungen einen Status der Phase „Abschluss“, wird sie automatisch aus dem Dauerprogramm entfernt. Daher sollte diese Option beim Internetprogramm auf jeden Fall auf „ja“ stehen.
- Aktiv -> Über dieses Attribut kann das Programm aktiviert/deaktiviert werden.
Programmbereiche anlegen
Im Programm kann man über den Link „Neuen Programmbereich erstellen und einfügen“ jeweils einen entsprechenden Programmbereich erstellen. Diese werden im unteren Bereich des Programms angezeigt.
Durch klick auf einen Programmbereich kann dieser geöffnet werden um entsprechende Unterprogrammbereiche anzulegen und zu verschachteln.
Das ganze sollte dann einer Baumstruktur entsprechen welches die Struktur des Programms widerspiegelt.
Beispiel für Programmbereich im Dauerprogramm:
Attribute im Programmbereich
- CSS-Klassen -> Über diese Eigenschaft werden Programmbereiche individuell durch uns gestaltet. Diese Eigenschaft sollte nicht selbst befüllt werden!
- Name -> Hier wird der Name des Programmbereichs eingegeben.
- Arbeitstitel -> Hier kann optional eine interne Bezeichnung für den Fach- oder Programmbereich hinterlegt werden.
- Veranstaltungsfilter -> Hier wird der Filter definiert aufgrund welcher Veranstaltungsnummer die entsprechende Veranstaltung in diesen Programmbereich einsortiert werden soll. ACHTUNG: Hat ein Programmbereich entsprechende Unterprogrammbereiche, sollte der Veranstaltungsfilter immer nur im letzten Unterprogrammbereich erstellt werden. Außerdem kann alternativ über die Applikation „Klassifikation“ eine Klassifikation statt eines Veranstaltungsfilters für diesen Programmbereich definiert werden. Merke: _ entspricht einem Platzhalter, % entspricht egal was dann kommt. Beispiel: ___.3101.% wäre ein Filter für eine Veranstaltung im Programmbereich „Gesundheit“ -> „Entspannung und Achtsamkeit“ -> „Yoga“. Die Nummer in der Veranstaltung würde dann so aussehen: 251.3101.001 wobei die 251 für das erste Semester steht. Alles zwischen den Punkten (3101) für die Einsortierung in den Programmbereich und 001 dann für die Fortlaufende Nummer der Veranstaltung.
- Manuelle Sortierung -> wird hier „ja“ ausgewählt, werden Veranstaltungen nicht nach der Sortierung, welche in der Eigenschaft „Sortierung“ ausgewählt wurde sortiert, sondern die Veranstaltungen müssen dann manuell umsortiert werden.
- Sortierung -> Über diese Eigenschaft kann eingestellt werden, nach welchem Sortierkriterium die Veranstaltungen in dem Programmbereich sortiert werden sollen. Als Standard ist hier "Beginndatum" als Vorgabewert hinterlegt. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Nummer
- Name
- Beginndatum
- Überschrift -> Hier wird die Überschrift für die Detailseite des Programmbereichs hinterlegt. Falls nichts hinterlegt ist, wird der Name des Programmbereichs angezeigt.
- Aktiv -> Über diese Eigenschaft, kann der Programmbereich aktiviert und deaktiviert werden.
- Bild -> Hier kann ein Bild für den Programmbereich hinterlegt werden, welches dann im Internetauftritt über die moderne Kachel-Optik dargestellt wird.
- Icon -> Das hier eingefügte Icon wird für die Verbands-Icons genutzt, die auf der ersten Ebene im Internetauftritt angezeigt werden. Auf der zweiten Ebene funktionieren die Icons nicht, hier werden die Bilder genutzt welche im gleichnamigen Attribut verknüpft sind.
Wo kann ich mir die angelegte Struktur des Programms und der Programmbereiche anschauen?
Im Programm selbst, kann man über die Applikationsleiste auf die Applikation "Programmübersicht" zugreifen. Diese zeigt die Baumstruktur des Programms und den darin enthaltenen Programmbereichen inkl. vorhandenen Veranstaltungen an.
Wichtige Informationen:
- Damit die automatische Zuordnung über die Nummer beim setzen des Hakens in der Veranstaltung in den Programmbereich funktioniert, muss im System die Einstellung „automatisch über Nummer in Programmbereiche einordnen“ aktiv sein.
- Möchte man eine Veranstaltung veröffentlichen, muss in der Veranstaltung in der Programmpublikation immer der korrekte Haken gesetzt werden, damit die Veranstaltung dem entsprechendem Programm: Dauerprogramm (Internet) und/oder Druckprogramm veröffentlicht werden. Hierbei wird dann immer die Kennung des Hauptprogramms vererbt.
- Hat man 2 Programme welche beide keine Hauptprogramme sind, wird immer die Kennung des Programms vererbt, bei welchem als letztes der Haken gesetzt wurde.
- Gibt es nur ein Dauerprogramm, kann das Programm inkl. der Programmbereiche und der Veranstaltungen nicht über die Methode "kopieren" im Header kopiert werden. Grund hierfür ist, das Veranstaltungen beim erreichen der Phase "Abschluss" aus dem Dauerprogramm entfernt werden. Somit würde nur das Programm, die enthalten Programmbereich und Veranstaltungen der Phase "Durchführung" kopiert werden. In diesem Fall muss ein Report genutzt werden, um die Veranstaltungen zu kopieren.
- Ändert sich in einem Programmbereich die Nummernlogik oder wird ein neuer Programmbereich mit entsprechenden Filtern etabliert und es sind bereits Veranstaltungen einem Programm zugeordnet (Haken bei Programmpublikation in Veranstaltung gesetzt), so muss man nicht manuell in die Veranstaltungen gehen um diese neu zuzuordnen. In diesem Fall öffnet man das entsprechende Programm, klickt auf den Header und wählt die Methode "Alle Veranstaltungen generieren“ aus, um diese Veranstaltungen dem korrekten Programmbereich neu zuzuordnen. Ist die Einstellung „automatisch über Nummer in Programmbereiche einordnen“ gesetzt, fügt die Methode nur Veranstaltungen zu den Programmbereichen hinzu, die bereits eine Programmreferenz (den Haken) haben. Ist die Einstellung „automatisch über Nummer in Programmbereiche einordnen“ NICHT gesetzt, fügt die Methode im Programm und im Programmbereich neue Veranstaltungen hinzu. Des Weiteren prüft die Methode „Alle Veranstaltungen generieren“ nun auf den im Programm eingetragenen Zeitraum (beim Druckprogramm) und berücksichtigt diesen.
Wie kann man prüfen ob Veranstaltungen im Programm liegen?
Im Objekt "Veranstaltungen" gibt es dazu die folgenden Prüf-Reports:
- Veranstaltungen die nicht im nächsten Druck-Programm liegen
- Veranstaltungen die nicht vollständig publiziert sind (im aktuellen Programm / Internetauftritt)
Im Objekt "Programm" im jeweiligen Programm, kann man über die Applikation "Dokumente" das Dokument "Veranstaltungen nicht im Programm (Muster)" generieren. Die Dokumentvorlage bietet eine Übersicht von Veranstaltungen, die nicht in dem aktuellen Programm veröffentlicht sind. So können Sie effizient Fehler bei der Veröffentlichung ausfindig machen und beheben.
Weitere Informationen zur Dokumentvorlage finden Sie in folgendem Artikel:
Klassifikationen in Programmbereichen und Veranstaltungen
Über die Applikation „Klassifikation“ kann in einem Programmbereich eine Klassifikation vergeben werden. Wird dann z.B. in einer Veranstaltung ebenfalls über die Applikation „Klassifikation“ dieselbe Klassifikation vergeben, so wird die Veranstaltung beim setzen des Hakens in der Programmpublikation nicht nur in dem Programmbereich über die Kennung der Veranstaltung einsortiert, sondern über die Klassifikation in einem weiteren Programmbereich welche dieser Klassifikation entspricht einsortiert. Somit kann z.B. eine Veranstaltung über die Nummer im Programmbereich „EDV“ liegen, jedoch über die Klassifikation zusätzlich dem Programmbereich „Online“ zugeordnet sein.